Всех трудоустроенных и трудоспособных граждан России волнует вопрос о том, будут ли введены электронные трудовые книжки в 2024 году? Такие документы действительно планируется внедрять в ближайшее время, а переход на них имеет некоторые особенности. Все важные нюансы и пояснения – ниже в тексте.
Электронные книжки: суть понятия и законодательная база
Что представляет собой электронная книга, которую скоро сможет получить каждый трудоустроенный россиянин? Это некий аналог привычного документа сотрудника, имеющий современный цифровой формат и лишённый бумажного носителя.
В электронной книжке будут иметься практически все те же сведения, которые фиксировались в обычных бумажных книгах. Это:
- личная информация сотрудника, а именно его ФИО и дата рождения;
- данные о профессиональной деятельности: специальность, занимаемая должность, полученная в ходе обучения профессия, а также уровень квалификации и название структурного подразделения;
- вид выполняемых рабочих обязанностей;
- тип фиксируемого кадрового мероприятия: приём на новое место деятельности, перевод на другую работу или увольнение (с указанием причин прекращения действия трудового соглашения с сотрудником);
- даты перечисленных выше мероприятий (приёмов, переводов и увольнений);
- места осуществления трудовой деятельности (наименования работодателей);
- документальные основания того или иного кадрового мероприятия с указанием их видов, дат составления бумаг и присвоенных номеров.
Полезная информация! В новых вводимых электронных трудовых книжках не будут фиксироваться лишь сведения о полученном работником образовании и о назначенных ему вознаграждениях (ранее это указывалось).
Внедрение нового формата регламентируется на законодательном уровне, и федеральный закон под номером ФЗ-439 уже принят, так что приказ о переходе есть и вступил в юридическую силу. Согласно изменённому законодательству, в Трудовой кодекс вносятся некоторые корректировки, затрагивающие порядок формирования информации об осуществлении гражданином трудовой деятельности (изменяется статья 66.1 ТК).
Переход россиян на электронный формат
Когда введут электронные трудовые книги современного цифрового формата? Их формирование уже стартовало в начале 2024-го года, так что фактически электронный вариант уже был внедрён. Но у всех ещё есть время определиться до окончания 2024-го. С 2024-го же бумажные книги перестанут оформлять для новых поступающих сотрудников, не имеющих стажа.
Что делать, чтобы перейти на новый вид трудовых книг? Сразу стоит отметить, что переход будет добровольным для всех тех, кто уже имеет бумажные книжки. За каждым трудоустроенным гражданином законодательно закрепляется право выбора старого привычного или нового цифрового формата. И принять решение нужно будет за 2024-ый, так как с 1 января 2024-го уже начнут действовать новые правила формирования отчётности работодателями.
До конца 2024-го каждый сотрудник штата организации составляет заявление: либо о сохранении бумажного носителя, либо о переходе на другой формат. Если выбран последний вариант, тога работодатель выдаёт на руки работнику его трудовую и более не принимает. В ином случае документ остаётся у руководства и выдаётся только при увольнении для последующего предоставления в иную организацию.
Если по каким-либо причинам в течение 2024-го переходного года работник не имел возможности написать заявление, он вправе сделать это позже – в 2024-ом. К таким сотрудникам относятся временно не исполнявшие трудовые обязанности (например, находившиеся в отпусках, в том числе в декретных), отстранённые от выполнения рабочих обязанностей, нетрудоспособные, а также не состоявшие в трудовых соглашениях в течение 2024-го года (являвшиеся в этот период безработными).
Особенности получения сведений
Доступ к электронным трудовым книгам будет открытым для владельцев. И получить сведения можно несколькими способами:
- У последнего работодателя, который предоставит информацию, относящуюся к рабочей деятельности в этой конкретной организации. Нужно обратиться к руководству с соответствующим заявлением.
- У бывшего работодателя, если потребовались данные с прошлого места работы.
- В клиентской службе территориального отделения ПФ.
- В одном из многофункциональных центров (МФЦ).
- Через единый портал Госуслуг (при наличии подтверждённой учётной записи).
- В личном кабинете пользователя официального сайта Пенсионного фонда.
Возможно запросить данные в электронном формате, например, на карту памяти или электронную почту. Но также можно заказать выписку на бумажном носителе. Предоставление сведений осуществляется без привязок к местам трудовой деятельности или проживания граждан.
Преимущества и недостатки трудовых книг электронного формата
Трудовые книги электронного формата имеют и положительные, и отрицательные стороны. Для начала проанализируем все их преимущества:
- Невозможность потерять трудовую книгу. На руки ничего не выдаётся, а все сведения находятся на хранении в ресурсах Пенсионного фонда.
- Быстрый и простой доступ к интересующим сведениям. Их при желании легко и в короткие сроки сможет получить любой сотрудник.
- Уменьшение вероятности внесения неточных, недостоверных или ошибочных данных о профессиональной деятельности (они будут проверяться и корректироваться по необходимости).
- Появление удобных возможностей удалённого трудоустройства (дистанционно в онлайн-режиме без предъявления бумажного документа).
- Возможность оформления пенсий по сведениям лицевых счетов без дополнительных обязательных документальных доказательств.
- Уменьшение расходов работодателей на делопроизводство. Это существенная экономия за счёт отказа от приобретения бумажных книг, отсутствия необходимости их хранения и заполнения.
- Возможность применения электронной трудовой для получения ряда государственных услуг.
- Сохранность хранящихся данных и обеспечение их защиты.
- Появление новых перспектив анализа и систематизации сведений работодателями или гос. органами.
Теперь рассмотрим существующие недостатки:
- Нет стопроцентной уверенности в безопасности цифровой информации. Всегда существуют риски утечки из баз данных в результате хакерских атак.
- Вероятность полной утери информации, например, из-за поломок серверов систем, сбоев в программном обеспечении организаций-работодателей или Пенсионного фонда.
- В новую электронную трудовую книгу будут вноситься только данные с 2024-го года. Все сведения, имевшиеся до этого периода, останутся в прежних бумажных документах, которые придётся сохранять. То есть фактически лицам, выбравшим цифровой вариант, придётся использовать две книги, что не совсем удобно.
Что следует знать всем работодателям
Есть важная информация и для работодателей, ведь именно они будут с 2024 года отвечать за своевременную передачу сведений о сотрудниках. Уже с 2024-го для всех организаций и ИП обязательной становится обязанность по ежемесячной отправке данных: они направляются в Пенсионный фонд не позже, чем пятнадцатого числа каждого месяца, следующего за отчётным (в котором осуществлялось то или иное кадровое мероприятие).
Как вести электронные трудовые и как часто вносить в них новые данные? Отчёты формируются только при наступлении связанных с трудовой деятельностью событий: при приёмах и увольнениях сотрудников, их переводах внутри компании, составлении работником заявления о выборе формата трудовой книги, при присвоении новых профессий, квалификаций или должностей, корректировках в данных об организации (в адресе, названии), а также при запретах на некоторые виды деятельности по решениям суда.
С первого января 2024-го при приёмах или увольнениях, а также прочих кадровых мероприятиях информация об этих действиях будет обязательно предоставляться работодателями в ПФ не позже дня (рабочего), следующего за датой составления документа-снования для увольнения или приёма.
Полезно знать! Взаимодействие всех работодателей с Пенсионным фондом будет по-прежнему выстраиваться в уже существующем формате, то есть с использованием соответствующих форм. Но также предполагается новый отчёт – СЗВ-ТД.
Для всех работодателей 2024-ый станет переходным периодом, в течение которого нужно будет осуществить ряд мероприятий в следующем порядке:
- Принятие соответствующих нормативно-правовых актов либо изменение существующих. Корректировки вносятся с учётом мнения профсоюза (при наличии такового) и выборного органа.
- Подготовка и вынесение на обсуждение изменений, вносимых в соглашения с сотрудниками в порядке Трудового кодекса.
- Обеспечение полного оснащения для своевременного предоставления данных в Пенсионный фонд с целью последующего хранения информации о рабочей деятельности в ресурсах ПФ.
- Уведомление всех работников из штата в письменной официальной форме о том, какие вносятся изменения, касающиеся формирования и систематизации данных о рабочей деятельности в электронном формате. Также сотрудников уведомляют об их законном праве сделать выбор в пользу цифрового или бумажного формата с подачей соответствующего заявления. Всё это должно быть доведено до всех трудящихся в организации людей до тридцатого июня 2024-го года.
Если тот или иной сотрудник составил заявление о сохранении бумажного носителя трудовой книги, то его работодатель обязуется продолжать заполнять эту книжку, но при этом он должен также вести и документ в электронном формате.
Волнующие вопросы и ответы на них
Напоследок рассмотрим волнующие вопросы с ответами:
- Выкидывать ли старую бумажную трудовую книжку после перехода на электронную? Нет, она хранит сведения о профессиональной деятельности до 2024-го года и является полноценным действующим документом.
- Будут ли защищаться сведения? Да, информационные системы ПФ аттестованы по законам о защите сведений. А многолетний опыт демонстрирует высокую степень защищённости данных от утечек или взломов. Так что утеря информации и попадание её в руки злоумышленников практически невозможны.
- Как предъявлять электронную трудовую книгу новым работодателям? Либо в электронном формате с наличием цифровой подписи, либо в распечатке на бумаге. В обоих случаях сведения новым руководством переносятся в систему кадрового учёта.
- Кто будет иметь доступ к трудовым электронным книгам? Во-первых, непосредственно их владельцы. Во-вторых, просматривать информацию смогут работодатели (в том числе потенциальные, анализирующие кандидатов на вакантные должности).
- Когда начнут принимать только электронный формат? Он уже используется с 2024-го года, но с 2024-го перестанут выдавать новые бумажные книги (в 2024-ом они пока ещё выдаются). При этом граждане, отказавшиеся от цифрового варианта документа, смогут продолжать использовать привычный «книжный» бессрочно (их никто не обязует принудительно переходить на новый вид).
- Если сотрудник откажется от бумажной книги, сможет ли он изменить своё решение в дальнейшем? Нет, переход окончательный и безвозвратный, так как выдача привычных книжек полностью прекращается.
Это были все последние новости о новых трудовых книжках электронного формата. И теперь вам известно всё о цифровых документах, их оформлении и использовании.
